Facturation électronique : quels gains ?

Entre le 1^er janvier 2023 et le 1^er janvier 2025, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir et d’émettre les factures entre elles, sous format électronique. Même si la mise en œuvre de cette obligation est progressive, les entreprises devraient s’y préparer dès aujourd’hui, car les bénéfices en matière de gain de temps et de réduction des coûts sont nombreux et immédiats. Et il existe un vrai risque de goulot d’étranglement de la part des prestataires, à l’approche des dates fatidiques.

Gain de temps

Avec la dématérialisation des documents entrants, le gain de temps de traitement est immédiat. Pour les factures fournisseurs, il varie de 30 % à 75 % en fonction des structures et des volumes. Les factures sont lues grâce à la reconnaissance des caractères (OCR) et sont automatiquement indexées dans le logiciel de gestion comptable de l’entreprise. Ainsi, les tâches chronophages de réception, de traitement, de rapprochement sont automatisées, simplifiées, permettant de se consacrer aux actions à plus forte valeur ajoutée.

Réduction des coûts

Pour les factures émises, les différentes études montrent qu’il est possible de diviser par trois le coût unitaire d’une facture en passant par la dématérialisation. Les économies proviennent de la suppression des frais d’envoi et d’archivage, mais aussi des coûts indirects liés à la réduction des litiges, des relances et de l’accès rapide aux informations.

Les opportunités apportées par la dématérialisation des factures s’étendent à la sécurisation des données

Les informations ne sont plus stockées sur papier, mais en numérique avec des back-up. Les erreurs de saisie, d’aiguillage, d’archivage disparaissent. La qualité de l’information, l’authenticité et la traçabilité des documents sont garanties et les échanges gagnent en fluidité.
Autre avantage non négligeable de la dématérialisation fiscale : la valeur de preuve qu’elle confère à la facture électronique, puisqu’elle garantit l’authenticité de son origine, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. Ce qui n’est pas le cas d’une facture PDF envoyée par mail. Le document n’a pas de valeur probante et n’est alors pas en conformité avec la loi fiscale. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de conserver les factures au format papier et de les archiver.

Donner une vie numérique aux documents papier en les inscrivant dans un process dématérialisé n’offre que des avantages, leur circulation est instantanément plus fluide, sécurisée, l’information est de qualité et les coûts fortement revus à la baisse. De nombreux dirigeants d’entreprise l’ont bien compris. Selon l’étude « CEO Imperative » réalisée par Ernst & Young auprès de 300 chefs d’entreprise dans le monde, publiée le 30 avril dernier, la pandémie a creusé l’écart entre les entreprises les plus avancées en matière de digitalisation et les autres. Ainsi, 68 % des dirigeants interrogés prévoient de réaliser un investissement dans les domaines des données et 61 % prévoient de lancer une initiative d’envergure pour transformer les entreprises.
Les entreprises ont tout intérêt à mettre en place la dématérialisation des factures sans attendre d’y être contraintes. Elles y gagneront en agilité et en productivité.

Article rédigé par Marc Fornas, président d’A2A, Entreprise de solutions numériques en Isère, spécialisée dans la transformation numérique des entreprises.