Insight Outside se réinvente !

Quelle était votre vision d’origine en créant Insight Outside en 2005 ?

Frédéric Rochex : Nous étions trois fondateurs aux profils très différents, l’un issu du digital, l’autre de l’organisationnel, le troisième du tourisme. D’emblée, notre volonté était d’automatiser les opérations logistiques associées à l’événement. Insight Outside a très vite développé une plate-forme informatique ouverte à nos clients, permettant de gérer les inscriptions des participants, leur hébergement, et de créer une interface de site dédiée.

Éric Loisy : Ce double business model de “click and mortar” – alliance d’un métier traditionnel et du numérique – a apporté beaucoup d’efficacité et de performance à l’organisation d’événements. Insight Outside a rapidement obtenu une position référente dans l’organisation de congrès scientifiques. Notre notoriété s’est étendue aux sociétés savantes, jusqu’aux États-Unis. La société a élargi l’offre aux événements d’entreprises – assemblées générales corporate, soirées de gala, inaugurations, lancements de produit…

Quels sont les avantages de vos solutions ?

FR : Elle génère par exemple en instantané des e-badges avec QRcodes, facilite sur place la mise en lien si un exposant est intéressé à rencontrer un participant. Le comité d’organisation est alerté en temps réel de l’arrivée des intervenants. Après l’événement, les organisateurs disposent d’un système d’information complet, précieux lorsqu’il s’agit de préparer l’édition suivante.

ÉL : Autour de Benjamin, notre responsable web et réseaux, Insight Outside dispose de cinq développeurs informaticiens, quand nos concurrents achètent plutôt des briques logicielles distinctes. Notre solution globale est plus cohérente et efficace. Grâce à cette différenciation, nous sommes appelés à gérer l’actualité événementielle d’acteurs qui organisent des rendez-vous tout au long de l’année.

Un positionnement qui vous a rendus attractifs…

ÉL : Un événement, c’est deux tiers d’informatique et un tiers de présentiel. Nos outils ont intéressé Europa Group, leader européen de congrès médicaux (300 salariés, 100 M€ de chiffre d’affaires). Nous nous sommes révélés très complémentaires. En 2016, Insight Outside a rejoint Europa Group. En 2017, nous avons travaillé sur l’intégration et développé une plate-forme qui réponde à leurs besoins. En 2020, Insight Outside démarrait l’année avec un portefeuille de 7 à 8 M€…

Et le mois de mars est arrivé…

FR : Le choc a été brutal. Les 47 événements prévus entre mars et juin se sont annulés un à un. Nous avons passé notre temps à déconstruire, rembourser… C’est très dur à vivre psychologiquement. Les équipes ont subitement pu avoir le sentiment que leur métier ne servait à rien. Il faut alors comprendre ce qui arrive, s’organiser…

Comment le rebond est-il venu ?

ÉL : En filigrane, nous avions l’intuition que l’avenir ne serait pas toujours au présentiel. Les déplacements représentent toujours le facteur le plus impactant en termes d’empreinte carbone. En mai, j’ai commencé à imaginer une plate-forme permettant de proposer un événement à distance, ou une formule hybride, associant présentiel et distanciel. Benjamin s’est mis au travail pour la développer. Dès juillet, des clients nous ont dit “on le veut”. Elle a été vendue sans exister encore réellement.

FR : Dès août, nous avons mis les bouchées doubles. Le premier événement s’est déroulé en septembre. Ce fut un succès. Depuis, 100 % de nos équipes ont été formées au full digital ou à l’hybridation des événements.

Comment avez-vous réinventé l’événement et votre métier ?

ÉL : Le piège à éviter est de chercher à reproduire dans le virtuel ce qui se passe dans le monde physique. Or, ça ne fonctionne pas comme cela. Chaque projet subit un re-design. Soit on organise ensuite un pré-enregistrement des interventions, soit tout se passe en direct, y compris les débats et les échanges, puisqu’il est possible de discuter en ateliers en virtuel. La plateforme devient alors un hub numérique. Et les retours sont exceptionnels, en termes à la fois d’usage et d’engagement du participant !

Quelles sont les clés de succès ?

FR : La crainte principale était de perdre les participants en chemin. Mais si l’événement est bien conçu, avec une haute qualité de contenus, c’est l’inverse qui se produit. Là où des congrès plafonnaient de 200 à 250 participants, ils sont devenus 600 en ligne, en touchant parfois 80 % de la communauté ciblée, car les frais engagés sont moindres. Et des événements nationaux deviennent internationaux. Les participants croisent moins de monde mais les contacts deviennent plus qualifiés. En revanche, la qualité de la relation et le lien qui naissent d’un contact direct ne seront jamais remplacés. Des clients se sont déjà engagés pour 2021 et 2022 sur des événements phygitaux, jouant sur les avantages des deux registres.

Comment abordez-vous la suite ?

FR : Nos équipes constatent que l’on s’en sort dans une filière extrêmement fragilisée, et les initiatives sont là, aidées par un mode d’organisation sans hiérarchie.

ÉL : Nous avons réussi à sauver 2020, à terminer à l’équilibre sans licencier personne, grâce aussi aux mesures mises en place par l’État. Mais il faut être aussi conscient que le distanciel a d’énormes impacts sur d’autres filières comme l’hébergement, la restauration, la consommation sur place. Il est désormais certain que l’événementiel ne retrouvera pas les conditions d’hier. Le premier enjeu est déjà de survivre à cela, et de nous inscrire dans ces perspectives.
É. Ballery